Отдел документационного обеспечения

Адрес: ул. Первомайская, д. 13, корпус «В», каб. 209 «В», 211 «В», г. Ухта, Республика Коми, 169300

Контактный телефон: +7 (8216) 77-44-33, 77-44-55, 70-03-01,

Электронная почта: erastegaeva@ugtu.net

Основные задачи:

• Организация и ведение документационного обеспечения управления делами, руководство процессом делопроизводства в университете и структурных подразделениях;
• Координация и контроль ведения делопроизводства в структурных подразделениях университета в соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации по делопроизводству и архивному делу;
• Оказание методической помощи структурным подразделениям университета в работе с документами;
• Организация работы архива университета и его структурных подразделений.

Отдел документационного обеспечения осуществляет следующие функции:

1. Ведение единой государственной системы делопроизводства и документационное обеспечение деятельности университета.
2. Своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению.
3. Проведение правовой экспертизы проектов распорядительной документации;
4. Контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов.
5. Регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства университета, формирование дел и сдача их на хранение.
6. Систематизация документов, обеспечение хранения и использования документов.
7. Разработка и исполнение инструкций и других нормативно-правовых документов по ведению делопроизводства в университете.
8. Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях университета, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.
9. Организация учебы по вопросам делопроизводства с ответственными по делопроизводству и руководителями структурных подразделений.
10. Консультационные функции и разъяснительная работа по всем направлениям документационного обеспечения управленческой деятельности университета.
11. Печать и размножение управленческих документов, проходящих через Управление делами и относящихся к сфере деятельности Управления.
12. Регистрация работников сторонних организаций, прибывающих в командировку.
13. Подготовка и представление руководству университета информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития документационного обеспечения деятельности университета и исполнительской дисциплины.
14. Осуществление контроля за:

• соблюдением системы делегирования полномочий;
• соблюдением требований к изданию распорядительных документов;
• соблюдением требований нормативных актов по построению и оформлению основных видов документов;
• правильностью оформления идентификационных реквизитов документов;
• исполнением распорядительных документов вышестоящих органов и руководства университета, и документов, поставленных на контроль.

15. Проведение анализа стилистических аспектов и осуществление контроля грамматической правильности изложения содержания документов.
16. Формирование сводной номенклатуры дел университета.
17. Разработка и реализация технологии внутреннего безбумажного документооборота в университете.